Skip to content

Privacy reglement cliënten, naasten en andere externe relaties VPTZ Heiloo

Stichting Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg thuis Heiloo, hierna te noemen "de organisatie" hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar cliënten, vrijwilligers en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd in lijn met de relevante wetgeving in het kader van de bescherming van persoonsgegevens.

In dit privacyreglement staat beschreven hoe de organisatie gegevens van cliënten, hun naasten en andere externe relaties registreert, verwerkt en bewaart.

Het privacyreglement voor gegevens van personeel en vrijwilligers verbonden aan de organisatie is verwerkt in het privacyreglement Personeel en Organisatie.

 

Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

Organisatie: Stichting Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg thuis Heiloo

Persoonsgegevens: alle gegevens waarmee een persoon herleid kan worden

Betrokkene: de persoon waarvan de gegevens verwerkt worden

Verwerker: personen die persoonsgegevens verwerken binnen de organisatie.

Cliënt: de persoon aan wie de vrijwillige palliatieve terminale zorg wordt verleend

Naasten: alle personen in de privésfeer met wie de cliënt direct in contact staat

 

Aard en doel van de verwerking van de persoonsgegevens

De organisatie verwerkt persoonsgegevens van cliënten en diens naasten met als doel het mogelijk maken van vrijwillige palliatieve terminale zorg aan cliënten in de laatste levensfase en hun naasten. Daarnaast worden gegevens vastgelegd om te kunnen voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen in het kader van deze activiteiten.

Gegevens van personen die via de website of telefonisch informatie aanvragen over de organisatie en haar activiteiten, worden vastgelegd om aan die informatieverstrekking te kunnen voldoen.

De organisatie legt namen en e-mailadressen vast voor het verzenden van nieuwsbrieven en jaarverslag.

Voor het vastleggen van de gegevens wordt uitdrukkelijk toestemming gevraagd aan betrokkenen, tenzij verwerking nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De registratie van gegevens van cliënten wordt gevoerd op naam van de cliënt. Alleen persoonsgegevens die nodig zijn om goede vrijwillige palliatieve terminale zorg te kunnen verlenen worden verwerkt.

De persoonsgegevens worden door de cliënt en/of naasten zelf verstrekt tijdens een intakegesprek. Daarnaast kunnen gegevens verstrekt worden door andere zorgverleners, zoals de huisarts en de medewerkers van de thuiszorgorganisatie, echter dit gebeurt alleen als deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg.

Naast gegevens van de cliënt kunnen (contact)gegevens van naasten geregistreerd worden. Ook deze worden door de cliënt en/of naaste zelf verstrekt.

Van personen die informatie aanvragen bij de organisatie worden naam, adresgegevens, email adres en telefoonnummer vastgelegd, maar alleen als deze gegevens nodig zijn voor die informatieverstrekking.

Van personen die nieuwsbrieven en jaarverslag ontvangen wordt alleen de naam en het email-adres vastgelegd.

 

Verantwoordelijke van de gegevensverwerking

De organisatie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Binnen de organisatie is een medewerker aangewezen die contactpersoon is en beslissingsbevoegd ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van cliënten, naasten en andere externen. Dit is mevrouw Marijke Arler, bestuurssecretaris, tel. 072 5338002, email adres vptzheiloo@gmail.com

 

Toegang tot de gegevens binnen de organisatie

Het verwerken van persoonsgegevens is binnen de organisatie belegd bij de coördinatoren, die de dagelijks leiding over de activiteiten van de organisatie hebben en bij de bestuurssecretaris. Zij hebben inzicht in alle vastgelegde informatie en kunnen dit ook aanpassen en wijzigen.

Vrijwilligers en andere zorgverleners hebben toegang tot alleen die gegevens die van belang zijn voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg aan de betreffende cliënt.

Coördinatoren en vrijwilligers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van deze gegevens.

 

Verstrekking van gegevens aan derden

Gegevens van betrokkenen worden niet verstrekt aan derden als zij geen rol hebben bij de zorg van de cliënt. Verstrekking van gegevens aan andere zorgverleners, zoals de thuiszorg en de huisarts, vindt plaats als dit in het belang is van de zorg aan de cliënt. Betrokkenen worden hierover altijd geïnformeerd.

Ten behoeve van onderzoek of statistiek kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens worden verstrekt. Deze gegevens zijn nooit te herleiden naar een persoon.

Een maal per jaar worden deze geanonimiseerde gegevens verstrekt aan VPTZ Nederland, de koepelorganisatie voor organisaties in de vrijwillige palliatieve terminale zorg. Doel hiervan is het in kaart brengen van de ontwikkelingen rondom vrijwillige palliatieve terminale zorg in Nederland.

Slechts de verantwoordelijke functionaris genoemd onder 4. is bevoegd te beslissen over het verstrekken van geanonimiseerde gegevens aan derden.

 

De rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. De organisatie handelt in lijn met deze wettelijke verplichting:

  • Betrokkene wordt bij de start van de vrijwillige palliatieve terminale zorg gevraagd toestemming te verlenen voor het verwerken van gegevens;
  • Betrokkene heeft op elke moment het recht om de gegevens die worden geregistreerd in te zien;
  • Betrokkene heeft het recht om gegevens aan te passen en/of te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke verplichting is voor het bewaren van de gegevens.
  • Betrokkene kan voor alle vragen betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens contact opnemen met de medewerker genoemd onder 4. Betrokken kunnen schriftelijk (per post of per e-mail) een verzoek tot een of meerdere rechten in dienen.

Ter verificatie vraagt de organisatie van betrokkenen een kopie van het identificatiebewijs, waarbij foto en BSN zijn afgeschermd.

 

Beveiligingsmaatregelen:

De organisatie heeft alle technische en organisatorische maatregelen genomen die passend zijn om de geregistreerde persoonsgegevens te beveiligen.

Technische maatregelen die genomen zijn:

  • Encryptie bij het transporteren/versturen van persoonsgegevens

Organisatorische maatregelen:

  • Beperking in toegang van de gegevens. Vrijwilligers en andere zorgverleneners hebben alleen toegang tot de voor hen relevante informatie. Dit is vastgelegd binnen de organisatie in een procedure. Papieren dossiers worden zorgvuldig opgeslagen (door coördinator en bestuurssecretaris), zijn alleen toegankelijk voor genoemde functionarissen en worden niet langer dan strikt noodzakelijk bewaard.

 

Bewaartermijnen

De organisatie houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen.

  • Voor het verkrijgen van subsidie van het ministerie van VWS voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg dienen gegevens van cliënten drie jaar bewaard te worden. De volgende gegevens worden voor dit doel bewaard:

Het digitale overzicht van inzetten bij cliënten en de bijbehorende inschrijf- en mutatieformulieren. Deze documenten berusten bij de bestuurssecretaris. Waar geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is wordt het volgende gehanteerd:

  • Gegevens van betrokkenen die informatie hebben opgevraagd bij onze organisatie worden maximaal zes maanden bewaard.
  • Naam en email-adressen voor het verzenden van de nieuwsbrief en het jaarverslag worden opgeslagen tot het moment waarop de betrokkene aangeeft de nieuwsbrief/het jaarverslag niet meer te willen ontvangen

 

Wijzigingen

De organisatie behoudt te allen tijde het recht om dit privacyreglement te wijzigen. Het geldende beleid wordt altijd gepubliceerd op de website van de organisatie (www.terminalezorgheiloo.nl)

 

Dit privacyreglement is op 29.08.2018 vastgesteld door het bestuur van VPTZ Heiloo